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Pour l'un des plus anciens et prestigieux cabinets d'avocats du Canada, chaque instant compte en matière de disponibilité des serveurs, de sécurité des données et de conformité continue. L'enjeu est de taille : des centaines d'avocats et de membres du personnel dépendent d'un accès permanent à des dizaines de millions de documents confidentiels et d'informations clients, ainsi qu'aux systèmes de facturation qui assurent la rentabilité du cabinet.
Afin de répondre à l'évolution des besoins, WeirFoulds LLP a entrepris de remplacer son infrastructure sur site traditionnelle par un environnement cloud moderne et stable. L'objectif ? Améliorer la disponibilité et l'évolutivité, éliminer les interruptions de service et permettre au personnel informatique de consacrer moins de temps à la gestion des incidents et plus de temps au soutien des activités.
Grâce à notre accompagnement, le cabinet a pu effectuer une transition en douceur vers une solution d'hébergement cloud personnalisée, privée et gérée, réduisant ainsi les risques et les incidents, garantissant la conformité SOC2 et fournissant l'infrastructure stable nécessaire à la continuité du traitement des dossiers, de la recherche et de la collaboration.
L'une des principales raisons de la défaillance de l'infrastructure existante était que le bâtiment abritant les serveurs, datant d'avant 1960, était sujet aux coupures de courant. Ces pannes, fréquentes, mobilisaient l'équipe informatique de huit personnes et mobilisaient toute la semaine pour des opérations de dépannage intensives, paralysant régulièrement l'activité.
« Les pannes étaient souvent très longues, ce qui compliquait le maintien de bonnes pratiques et de bonnes relations avec les clients. De plus, chaque incident ou panne décourageait l'équipe informatique d'améliorer le système. On ne savait jamais ce qui allait se produire.» – Cathal Gillivan, analyste support senior
En résumé, alors que l'équipe s'efforçait d'assister les avocats du cabinet, elle peinait à assurer la maintenance du système, ce qui engendrait davantage de vulnérabilités. Il fallait briser ce cercle vicieux.
L’équipe devait mener à bien une migration à haut risque vers le cloud sans perturber les opérations de l’entreprise ni compromettre les données des clients — et elle nous a contactés pour obtenir de l’aide.
Compte tenu des enjeux liés à la gestion d'un cabinet d'avocats de renom, le cloud public n'était pas une option envisageable. En collaboration avec l'équipe d'Aptum, le cabinet a opté pour une infrastructure de base privée et dédiée, proposée en tant que service. Les serveurs seraient situés à Scarborough, en Ontario (garantissant ainsi l'intégralité des données au Canada) et offriraient des serveurs mono-locataires, des pare-feu haute disponibilité et toutes les licences nécessaires, avec une gestion complète jusqu'à la couche virtuelle et un support dédié.
« Je suis très impressionné par la sécurité d'Aptum. Voir sur place comment tout fonctionne, c'est essentiel. Visualiser la sécurité et s'assurer qu'elle est optimale nous rassure énormément. » — Joshua Wong, Directeur des TI
Un environnement VMware dédié a permis à WeirFoulds d'adapter facilement la capacité à ses besoins, en effectuant des montées et descentes en charge à la hausse ou à la baisse. Nous avons fourni les licences nécessaires et collaboré avec l'équipe pour la mise en place pilote de l'environnement. À partir de là, la migration s'est déroulée par étapes, transférant sans problème 42 millions de documents et des systèmes de facturation robustes vers le nouvel environnement.
L'équipe WeirFoulds s'agrandit et le système évolue parfaitement. Grâce à une vue unifiée, la direction informatique bénéficie de la visibilité nécessaire sur l'environnement, de la possibilité de transférer des charges de travail entre conteneurs et, de manière générale, d'organiser les données et les composants avec liberté et flexibilité.
Et le meilleur dans tout ça ? Aucune interruption de service. Les équipes juridiques et de support accèdent à la demande aux systèmes dont elles ont besoin pour travailler, et le système est performant : le nombre d'utilisateurs est récemment passé de 220 à plus de 250 sans le moindre problème. Les avocats sont satisfaits, l'équipe informatique est soulagée et la relation entre WeirFoulds et notre équipe n'a jamais été aussi solide.
L'équipe WeirFoulds collabore régulièrement avec nous pour apporter des améliorations, résoudre les problèmes et, plus généralement, travailler en partenariat afin de garantir des performances optimales du système. Il règne une grande confiance entre toutes les parties prenantes, et cela repose sur l'honnêteté et la transparence – une qualité essentielle pour un responsable informatique.
« La transparence est un critère primordial pour moi chez un partenaire. Nous acceptons les erreurs humaines, mais nous ne tolérons pas qu'on les dissimule. Cela a des répercussions sur toute l'entreprise. » – Joshua Wong, Directeur informatique
Outre la transparence, une communication constante avec notre équipe permet à chacun de se sentir impliqué et de ne pas attendre qu'un problème survienne pour nous contacter. Enfin, la fiabilité est essentielle : nous disposons des outils et du savoir-faire nécessaires pour mener à bien nos missions.
